Успешното събитие - основни стъпки и организация

23.11.2020

СТЪПКА #1: ИЗБОР НА ДАТА НА ПРОВЕЖДАНЕ
Най-важни моменти: първото и най-важно нещо свързано с организирането на професионално събитие е да се стартира достатъчно рано преди самото събитие. Често възложителят на събитието го заявява 20-30 дни по-рано, но не е необичайна практика да се обяви в последния момент, като седмица, 10 дни преди датата. В такива случаи Калисто Турс действа като доказано добър изпълнител и реагира светкавично. Благодарение на добрата ни мрежа с хотели на територията на цялата страна, която сме изградили през годините, екипът на Калисто Турс предлага няколко варианта за място и хотел на възложителя на събитието.
Препоръки при планиране на времето: Възложителят на събитието има пълната свобода да избере и запази желаното място за провеждане на събитието след което заедно с екипа на Калисто Турс започва съвместна работа по разработване детайлния план-програма. В идеалния случай, това трябва да се случи около 1 месец преди датата на събитието, но обичайна практика е това да е 10 дни преди датата на мероприятието.
Благодарение на високите нива на професионализъм в екипа на Калисто Турс, кратките срокове за подготовка и органзиране на дадено мероприятие не оказва влияние върху качественото му изпълнение.

ВАЖНИ МОМЕНТИ НА ТОЗИ ЕТАП:

• Както вече споменахме желателно е да се вземе под внимание факта, че много от местата за провеждане на събития трябва да бъдат запазени месеци преди самото събитие.
• Калисто Турс съдейства на възложителя на събитието с направата на график за срещите и лекциите по време на мероприятията по такъв начин, че да са съобразени с това от колко далеч и от къде точно пристигат гостуващите лектори и участници. Важно е те да бъдат информирани за датата на събитието месеци преди дори да сме започнали с изготвянето на програмата за даденото събитие.
• Калисто Турс съветва своие възложители и реагира флексабилно ако се изпадне в ситуация, при която да възникнат и други ограничения по отношение на времето/датата, която е избрана за провеждане на събитието. Възможно е други събития да се случват по това избрано време и период като конференции, събитие на конкурентна компания, фестивали, спортни събития, политически кампании или дори избори.
• Продължителността на събитието също е от значение и зависи много от броя на посетителите. Преценете предварително броя на лекторите/говорителите и участниците. Като международна норма се приема при обучения, кръгли маси, семинари и подобни мероприятия, продължителността да е от 3 до 4 дни или 2 или 3 нощувки.

КЛЮЧОВИ СЪВЕТИ ОТНОСНО ИЗБОРА НА ПЕРИОД И ВРЕМЕ ЗА ПРОВЕЖДАНЕ НА СЪБИТИЕ:

• Опитайте се да избегнете периодите на ваканции и празници. Препоръчва се да се избере период и дата между средата на февруари до края на юни месец или между началото на септември до края на ноември. Избирайте делнични дни, когато капацитетът на хотелите е по-голяма и цените по-изгодни.

 
СТЪПКА #2:НАМЕРЕТЕ НАЙ-ДОБРОТО МЯСТО ЗА ПРОВЕЖДАНЕ

Най-важни моменти: В този раздел ще разгледаме основните моменти, които трябва да се вземат под внимание, когато търсим да изберем най-доброто място за провеждане на събитие – от вида на събитието, което се планира до конкретните удобства в избраното място и цените за наем на конферента зала.
Съществуват редица хотели, утвърдени в конферентния туризъм и Калисто Турс предлага само такива места, които напълно отговарят на изискванията, които са описани по-долу.

ВАЖНИ МОМЕНТИ НА ТОЗИ ЕТАП:
ВИД НА МЯСТО, КОЕТО ЩЕ ИЗБЕРЕТЕ
Втората цел на професионалния организатор е да намери място за провеждане на събитието, което да отговаря на вида на събитието и на цялостната му идея и замисъл. Най-общо, можем да опишем три типа места за провеждане на конференции, които могат да бъдат запазени:
1. Хотели: това са може би идеалните места за провеждане на фирмени събития, конференции и тийм билдинг програми.
2. Независими сгради и места: тези локации също са подходящи за различен тип събития и са отличаващи се, но много често имат ограничения откъм брой места за сядане и свободна наличност през годината.
3. Нестандартни и непопулярни места: в повечето случаи това са галерии, кино зали, барове и други малки зали.
 
МЕСТОПОЛОЖЕНИЕ

Независимо от специфичната локация, която възложителят търси и която отговаря на мащаба и нуждите на събитието, мястото също е от значение – то трябва да е приветливо и спокойно.
Калисто Турс предлага градски и курортни СПА хотели за конферентен туризъм със спокойна локация, комплекси, които са заобиколени от красиви градини или гора, живописни и подходящи за всяко конкретно събитие. 
Местата, които предлагаме отговарят на няколко критерия/изисквания:

• Благоприятни условия и технически възможности за провеждане на събитие: къде ще се проведе събитието?
• Настаняване: къде ще отседнат гостите на събитието?
• Паркинг и транспорт: как ще се придвижат до избраната локация?

В допълнение, Калисто Турс предлага организиран транспорт до мястото на провеждане на събитието с извозване в удобно за възложителя време и час от София до всяка точка на територията на страната и не само.

МАЩАБ НА МЕРОПРИЯТИЕТО
В случай, че планираното събитие е предназначено за малка група участници, то тогава отпада необходимостта да се търси и запазва място, което може да побере стотици участници. Същото важи и в обратния случай – затова нашите възложители оставят тази задача на професионалния екип на Калисто Турс, който насочва кое място е подходящо според размера на събитието и така спестява разходи за възложителя.

ДОСТЪПНОСТ
От съществено значение за максималната посещаемост на вашето събитие е близостта до обществен транспорт (ако събитието е в града), наличието на междуградски транспорт (влак или автобус), или лесен достъп с автомобил (ако събитието е в друго населено място) и близостта до летище (при международни събития), достатъчно голям паркинг.
Преди да запазите избраното място, Калисто Турс проверява и се уверява, че нуждите от придвижване с транспорт са взети под внимание и отчетени и тогава предлага подходящо място за вашето събитие.


УДОБСТВО
Преди да предложи на своите възложители място за провеждане на тяхното събитие,  Калисто Турс взема под внимание всички необходими детайли по конкретното събитие като свобдни налични стаи в хотела, възможности за изхранване на блок маса, сет меню, 3-степенно, 4-степенно, възможност за провеждане на тематична вечер; размер и оборудване на конферентната зала; възможност за допълнителни занимания на участниците в хотела или околностите в свободното им време и други.
 
ЦЕНИ
Калисто Турс разчита на добрите си отношения с хотелите, които е изградил през годините и може да предложи на своите възложители провеждане на събития при ограничен бюджетен план и финансов ресурс, което в никакъв случай не рефлекитра върху качеството на доставяната услуга.
Предлаганито то Калисто Турс в такива слвучаи места отговарят на очакванията за качество и на изискванията за безопасност, както и дават възможност на участниците да бъдат добре обгрижени – откъм храна и напитки.
Професионален съвет: Оставете професионалния екип на Калисто Турс да преговаря с представителите на избраната от вас локация. Ако сте открили идеалното за вас място за провеждане на събитието, но сумата срещу, която може да го наемете надхвърля вашия бюджет, то професионалния организатор може да предложи чудесна алтернатива (подобно на предпочитаното място) с цел намаляване на разходите и с по-ниска такса за наем, например.
 
ТЕХНИЧЕСКИ СТРАНИ: IT И АУДИО-ВИЗУАЛНО ОБОРУДВАНЕ
Ние от Калисто Турс вярваме, че техниката и оборудването са част от идеалното място за конференции, затова предлагаме на нашите възложители само места с конферентни зали, които разполагат с необходимата аудио-визуална техника и техническа поддръжка или имат възможност да се наеме и монтира от професионални фирми за техника.

СПИСЪК НА ТЕХНИЧЕСКИТЕ ИЗИСКВАНИЯ:

• Проектори, системи за озвучаване и безжични микрофони;
• Достъп до Wi-Fi, окабеляване и зарядни станции;
• Осветление и дигитални показалки;
• Кабини за превод и IR приемници;

Пълното покритие на Wi-Fi мрежата във всяка една точка от мястото на събитието и задължително условия за всяко едно събитие.

НАСТАНЯВАНЕ & РАЗВЛЕЧЕНИЕ
При събития в рамките на два и повече дни, настаняване с неограничен Wi-Fi достъп и вечери на ниво, както и възможности за прекарване на свободното време на участниците е предварително проверено от Калисто Турс дали  отговоря на очакванията и желанията на всеки един конкретен възложител. Калисто Турс задължително проверява следните зони:

• Конферентните зали;
• Залите за срещи и обучения;
• Спортните и фитнес зали;
• Кафе салоните и баровете;
• Ресторантите;
• Условията в стаите за настаняване.
• СПА и релакс зоната на хотела.

КЕТЪРИНГ
Обичайно е при конферентния туризъм да се предлагат кафе паузи и кетъринг услуги в паузите на събитието. Калисто Турс организира предварително менюто на кафе паузите за всяко едно събитие.
Калисто Турс предлага и организира различни видове менюто за всеки отделен ден от събитието за обяд и вечеря ако те са предвидени да са на сет меню.
 
НАЙ-ВАЖНИ СЪВЕТИ ЗА ТОВА КАК ДА ЗАПАЗИТЕ МЯСТО ЗА ПРОВЕЖДАНЕ НА СЪБИТИЕТО СИ:

• На всяко от вашите събития присъства представителна Калисто Турс, който тоговаря за безпроблемното и гладко преминаве на същото.
• Калисто Турс предлага само места за конферентен туризъм, които отговарят на здравните изисквания и норми, условия за безопасност са изпълнени, застаховки  ипрочие.
• Оставете се на професионалния екип на Калисто Турс за вашето събитие, обучение, конференция, кръгла маса и друг вид мероприятие и ще ни потърсите отново :)

Като спазвахме гореописаните правила, успешно организирахме и менажирахме Годишната среща на служителите по нередностите от администрацията на РБ, управляващи средства от ЕСИФ на дирекция АФКОС към Министерство на Вътрешните Работи на РБ, 12-14 октомври 2020 г. в гр. Хисаря.